Phần mềm ERP - Giải pháp quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm ERP - Giải pháp quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm ERP là một công cụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh, quản lý sản xuất, xử lý đơn hàng và tồn kho trong quá trình kinh doanh. Ngày nay, phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đã được cải tiến rất nhiều giúp doanh nghiệp quản lý công việc kinh doanh tốt hơn. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi thông tin liên quan về phần mềm ERP là gì và đưa ra giải pháp  ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Cùng theo dõi nhé!
  

ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hỗ trợ quá trình quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng chính của phần mềm ERP là tích hợp toàn bộ thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp, sử dụng khá linh hoạt. Doanh nghiệp có thể coi giải pháp ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng lồ giải quyết các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho hàng, mua hàng, bán hàng và hơn thế nữa.

Đặc điểm của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
 

Phần mềm ERP được thiết kế theo các phân hệ chức năng khác nhau

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP được hình thành từ sự kết nối của nhiều phân hệ khác nhau như kế toán, tài chính, sản xuất, bán hàng,… Mỗi phân hệ đảm nhận một số chức năng chuyên biệt theo từng bộ phận. Ngoài ra, các phân hệ này sẽ xử lý công việc kinh doanh của các bộ phận được tích hợp trong hệ thống ERP cho doanh nghiệp.

Các giải pháp tích hợp khả năng đánh giá thời gian thực

Hệ thống ERP cho doanh nghiệp thông qua các báo cáo tổng hợp tự động từ các phòng ban sẽ phân tích, đánh giá hiệu quả và tiến độ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó, giải pháp ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tối đa hệ thống đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, giải pháp cũng hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra chiến lược mới phù hợp với tình hình hoạt động của công ty.

Phần mềm ERP cung cấp đầy đủ các chức năng chuyên nghiệp

Mặc dù mỗi phân hệ của phần mềm xử lý mỗi công việc khác nhau nhưng không có nghĩa là thông tin giữa các phòng ban là riêng biệt. Các thông tin được tích hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kế thừa cũng như chia sẻ dữ liệu. Nhờ đó, mọi thông tin được thống nhất và đồng bộ, giảm thiểu thời gian, công sức và việc xử lý dữ liệu.

Có thể nói, các phân hệ trong hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa được thiết kế chuyên biệt, vừa có thể tích hợp cho các mục đích, yêu cầu cụ thể về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận. Nó cũng đảm bảo rằng hệ thống dữ liệu nhất quán và xuyên suốt trong toàn đơn vị hoặc tổ chức.

Cấu trúc thiết kế linh hoạt

Mọi doanh nghiệp đều phải thay đổi liên tục để phù hợp với nhu cầu kinh doanh và nhu cầu thị trường. Do đó, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cũng được thiết kế linh hoạt, đáp ứng các thay đổi, điều chỉnh của tổ chức không chỉ một lần mà nhiều lần.

Hệ thống ERP cho doanh nghiệp có thiết kế mở, cho phép công ty thêm các phân hệ cần thiết hoặc loại bỏ các phân hệ không cần thiết mà không ảnh hưởng đến hoạt động của các chức năng khác.

Cơ sở dữ liệu tích hợp trên một phần mềm

Tất cả các dữ liệu như dữ liệu tài chính, kế toán, nhân sự, doanh số,… đều được lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung của toàn doanh nghiệp. Tất cả dữ liệu chỉ cần nhập một lần và sẽ được luân chuyển cho tất cả các phòng ban sử dụng. Tính năng này giúp dữ liệu của tổ chức luôn nhất quán, dễ kiểm soát, không bị phân tán, trùng lặp hoặc thừa dữ liệu. 

The role of ERP software in business operations

Phần mềm ERP tạo ra một cơ sở dữ liệu tập trung cho doanh nghiệp vì toàn bộ quy trình làm việc đều được thực hiện trên hệ thống này. Đây là cơ sở cho việc phân tích dữ liệu khoa học và đa dạng hơn, hỗ trợ tối đa cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh. Một số lợi ích tuyệt vời mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

Tăng tốc quy trình làm việc

Một doanh nghiệp lớn đòi hỏi một quy trình làm việc phức tạp, gồm nhiều bước. Quá trình này là một mạng lưới phức tạp và vô hình làm chậm tốc độ làm việc. Tốc độ của một quy trình làm việc thường phụ thuộc vào hai yếu tố chính: Có xác định được địa điểm thích hợp để chuyển dữ liệu hay không và quá trình truyền có bị cản trở hay không.

Chúng ta có thể thấy rõ, việc chuyển một văn bản giấy không thể nhanh chóng như một văn bản điện tử. Hoặc khi vận chuyển hàng hóa từ kho đến cơ sở kinh doanh, quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP cho doanh nghiệp sẽ đến tay thủ kho một cách nhanh chóng, không cần phải chờ cả xe di chuyển. Bằng cách giải quyết khó khăn, tháo gỡ nút thắt, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hoạt động quản lý.

Dễ dàng kiểm soát quá trình là công việc của nhân viên

Ưu điểm nổi bật của giải pháp ERP là khả năng thống nhất và sắp xếp khoa học tất cả dữ liệu và quy trình làm việc trên một nền tảng chung. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng áp dụng cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng theo dõi kiểm toán của hệ thống ERP cho doanh nghiệp cũng cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra nguồn của các bút toán và nhân viên liên quan.

Các công đoạn làm việc của nhân viên cũng được kiểm soát dễ dàng với sự thông minh của phần mềm ERP. Người quản lý chỉ cần ngồi một chỗ, mở giao diện thống nhất của ứng dụng là có thể nắm được toàn bộ kết quả làm việc của nhân viên trong toàn doanh nghiệp.

Trong một số trường hợp, phần mềm ERP còn tự động phân tích cơ sở dữ liệu để phân công nhiệm vụ theo khả năng của từng nhân viên. Nhờ đó, cấp quản lý sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức cho công việc này.

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính

Trước khi có hệ thống ERP, để kiểm soát thông tin tài chính, bộ phận chuyên trách phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, dẫn đến nhiều sai sót, sai lệch. Để giải quyết tình trạng này, giải pháp ERP là một lựa chọn tuyệt vời.

Hệ thống tập hợp tất cả thông tin tài chính của doanh nghiệp trên một cơ sở dữ liệu chung, chỉ có một phiên bản duy nhất và minh bạch ở tất cả các bộ phận. Vì vậy khi có sự thay đổi về đầu số, mọi thông tin liên quan sẽ được sắp xếp, tính toán lại, hạn chế những tiêu cực, gian lận xảy ra trong tổ chức.

Nếu như trước đây, các doanh nghiệp lớn phải đợi đến cuối tháng, cuối kỳ mới lập báo cáo tài chính thì nay, phần mềm quản lý sẽ cho bạn những báo cáo chính xác, kịp thời bất cứ khi nào bạn muốn.

Giảm thiểu sai sót khi nhập dữ liệu

Với cách làm truyền thống, một dữ liệu thường trải qua nhiều phần khác nhau và có sự nhầm lẫn, sai sót. Điều này gây ra rất nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến quá trình làm việc của một tập thể, làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp với khách hàng,…Nhưng nếu sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp sẽ tránh được những sai lầm đó. Vì phần mềm ERP chỉ cần một người nhập dữ liệu, sau đó dữ liệu này sẽ được sử dụng xuyên suốt, tránh sai sót hoặc thay đổi không đáng có.

Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Một hệ thống ERP tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào người triển khai, sử dụng hệ thống.

Giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?
 

Sau khi hiểu rõ những lợi ích mà phần mềm ERP mang lại, doanh nghiệp cũng cần quan tâm thêm một số vấn đề trước khi đưa vào sử dụng. Cụ thể, các đối tượng doanh nghiệp phù hợp để sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp bao gồm:

Các doanh nghiệp có lượng giao dịch “khủng”, quy mô lớn đều muốn sử dụng ERP để hỗ trợ quá trình quản lý chặt chẽ, tránh rủi ro không đáng có.
Các tổ chức thường mắc lỗi trong khi nhập / xuất dữ liệu. 
Doanh nghiệp có hệ thống quản lý cồng kềnh, không linh hoạt trong công việc muốn sử dụng phần mềm ERP để cải thiện điều này.
Các tổ chức, doanh nghiệp phải sở hữu nguồn quỹ lớn để đảm bảo cả đầu tư vào phần mềm và trả lương thường xuyên cho nhân viên. Đặc biệt, việc sử dụng ERP phải được mọi người trong công ty ủng hộ, đồng thời góp phần tuyên truyền, quảng bá rộng rãi.
Các tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng và hiệu quả có thể áp dụng ngay hệ thống ERP để hỗ trợ hoạt động và quản lý.

Cách chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
 

Mỗi doanh nghiệp có quy mô và lĩnh vực kinh doanh khác nhau nên phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cũng phải được thiết kế khác nhau. Vì vậy, để lựa chọn phần mềm ERP cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ một cách tối ưu nhất có thể xem xét các yếu tố sau:

• Dễ sử dụng: Giao diện của phần mềm phải đơn giản để bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng sử dụng. Hơn nữa, phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phải tương thích với các công cụ kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khả năng tùy biến: Cần xem xét hệ thống có thể tích hợp với nhiều nền tảng, số lượng lớn người dùng cùng lúc, và có phù hợp khi chuyển sang mô hình kinh doanh mới hay không.
• Bảo mật: Phần mềm phải đảm bảo tính bảo mật mạnh mẽ, tránh trường hợp bị kẻ xấu đánh cắp thông tin nội bộ của doanh nghiệp.
• Dịch vụ hỗ trợ: Bạn hãy tìm hiểu kỹ về dịch vụ hỗ trợ của ứng dụng và các chi phí kèm theo để có thể giải quyết vấn đề nhanh nhất.

Trên đây là những thông tin cơ bản và chung nhất về phần mềm ERP, giải pháp ERP cho doanh nghiệp hoặc cách ứng dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hi vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan về giải pháp này, hiểu được vai trò cũng như lợi ích của phần mềm quản lý này đối với doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý doanh nghiệp thì hệ thống ERP chắc chắn là một lựa chọn không tồi.

Tư vấn hệ thống ERP trọn gói

Bước đầu của dịch vụ sẽ đánh giá mô hình và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp để xác định các luồng thông tin dữ liệu và các cải thiện khả dĩ cho hệ thống vận hành. Chúng tôi sẽ đưa ra khuyến nghị thực tiễn cùng với một lựa chọn thích hợp cho bộ một hệ thống ERP cho doanh nghiệp để triển khai trên toàn bộ các phòng ban, đội ngũ của doanh nghiệp.

Giai đoạn triển khai sẽ có sự hợp tác giữa đội ngũ chuyên gia của chúng tôi và tất cả các bên liên quan của khách hàng (ban quản lý, quản lý bộ phận, phòng ban …) để hiệu chỉnh việc sử dụng phần mềm ERP với các quy trình kinh doanh đã được cải tiến. Chúng tôi sẽ thực hiện chuyển giao kiến thức cho các bộ phận của doanh nghiệp khách hàng thông qua thời gian đào tạo và hỗ trợ thường xuyên.

Mục tiêu cuối cùng là cải thiện năng suất, hiệu quả và xây dựng một nền tảng bền vững hướng đến thành công hoạt động kinh doanh, đồng thời nhanh chóng áp dụng các phương pháp tốt nhất, tạo ra hiệu quả về thời gian và chi phí.

Các giải pháp của chúng tôi:

• Chiến lược và Lộ trình
• Dịch vụ triển khai trọn gói và giấy phép phần mềm
• Chất lượng và Chuyển đổi dữ liệu
• Hỗ trợ hệ thống sau khi cài đặt, triển khai và đi vào vận hành
• Cải tiến theo yêu cầu
• Kết hợp trọn gói các giải pháp chuyên sâu theo từng ngành nghề, lĩnh vực